Yönetim devrinde önemli olan yeni yönetimin aile üyesi ya da profesyonel ayrımı gözetmeksizin yetenek, tecrübe, liyakat esasları doğrultusunda belirlenecek yöneticiler tarafından oluşturulmasıdır. Aile şirketleri tarafından halefiyet planı yalnızca aile üyeleri için değil tüm kilit yöneticiler için de hazırlanmalıdır. Adil, doğru ve sağlam bir halefiyet planına sahip olmak aile şirketlerinde sürdürebilirliğin önemli adımlarından biridir.

Bir sonraki neslin (halefler) doğru yetiştirilmesi ve hâlihazırda işleyen bir düzen olan şirket yapısında yerini bulabilmesi için halefiyet planı yapılması aile şirketinde görevlendirilmelerin adil ve şirketin fayda sağlayabileceği şekilde gerçekleştirilmesi açısından oldukça gereklidir. Yurt dışında kurulu, sürdürülebilir olduğu kanıtlanmış çoğu şirketin halefiyet planlarının tamamlandığı görülebilirken, Türkiye’de birkaç şirket dışında hiçbir aile şirketinde halefiyet planlamasının yapılmadığı veya henüz tamamlanmadığı gözlemlenmektedir.

Halefiyet Planı nedir?

Halefiyet planı temelde aile şirketinin yönetiminin sonraki nesillere devrinin kime ve nasıl gerçekleştirileceğinin planlanmasıdır. Şirket içerisinde yer alacak haleflerin şirketin büyümesine ve sürdürülebilirliğine destek olabilmesi için kendi hedefledikleri görevler ve pozisyonlar doğrultusunda gelişim ve eğitim planlarının oluşturulması, bu planlamaların gerçekleştirilmesine destek verilmesi halefiyet planını oluşturur.

Dünya çapında yapılan araştırmalar aile şirketlerinde kurucu veya mevcut ortakların aile şirketini sonraki nesillere devretmek konusunda oldukça büyük zorluklar çektiğini göstermektedir. Bu devir süreci emeklilik gibi gönüllü bir süreçte gerçekleşeceği gibi, ölüm veya iş göremezlik gibi zorunlu bir durum ile ortaya çıkabilir. Bu sebeple sürecin her zaman düşünüldüğü şekilde yürümeyeceği düşünülmeli ve hem gelecek nesil aile üyelerinin hem de aile şirketinin çıkarı düşünülerek uygun halefiyet planı oluşturulmalıdır.

Aile şirketinin devri iki aşamadan oluşmaktadır; “yönetim” ve “mülkiyet” devri. Bu devir süreçleri aynı anda veya farklı zamanlarda gerçekleştirilebilir, yine de gözden kaçırılmaması gereken önemli nokta yönetim devrinin önce gerçekleştirilmesinin mülkiyet devri konusunda kolaylık sağlayacağıdır. Halefiyet planlamasında nihai hedef tüm aile üyelerinin aile şirketi yönetimi ve mülkiyeti devri sırasında bilinçli karar vermelerini sağlamak ve olası sorunları öngörerek gereken önlemleri ilk aşamalarda almalarını sağlamaktır.

Halefiyet planının şirket dışı profesyonellerce hazırlanması ve aile üyeleri tarafından yazılı olarak kabulü hem sürecin objektif ve doğru işlemesi hem de ortaya çıkabilecek anlaşmazlıkların önlenmesi için önem taşımaktadır.

Halefiyet planı şirketin kurumsallaşma ve sürdürülebilirlik için atması gereken en önemli adımlardan biri olan Aile Anayasası içinde düzenlenebileceği gibi ayrı bir yazılı metin ile de düzenlenebilecektir. Önemli olan gereken tüm ayrıntılara yer verilmesi, halefiyet planı üzerinde yapılacak değişikliklerin nasıl gerçekleştirileceğine dair bilgiler içermesi ve uyuşmazlıkların çözümleri için yol haritası çıkarmasıdır. Yine, tıpkı Aile Anayasasında olduğu gibi halefiyet planı da düzenli aralıklarla kontrol edilmeli ve gerekli güncellemeler yapılmalıdır.

Şirketler, halefiyet planlarını kısa, orta ve uzun vade için hazırlamalı ve bu amaçla ayrılan bütçe ve gelecek nesillerde şirkette yer almaya istekli aile üyeleri dikkate alınarak gerçekleştirmelidir.

Halefiyet planı hazırlanırken en önemli konulardan biri de zamanlamadır. Halefler henüz eğitim çağında iken hazırlanacak halefiyet planı haleflerin eğitimlerinin bu şekilde düzenlenmesi, gereken gelişim aşamalarının gerçekleştirilmesi ve yönetimin devri zamanı geldiğinde tüm sürecin planlanmış olması açısından büyük avantaj sağlamaktadır. Halefiyet planının mevcut liderlerin sağlık veya yaş nedeni ile işi bırakması anına ertelenmesi halefler arasında türlü sorunlara neden olacak ve geçiş sürecinden ziyade bir kriz aşamasına dönüşecektir.

Halefiyet planı içerisinde yer alacak halefler nasıl seçilmelidir?

Aile şirketi kurucu ortakları genellikle tüm çocuklarının şirket içerisinde yer almasını istemekte ve çoğu zaman aile şirketi kurmanın nedenlerinden birinin tüm çocuklarına ve ailesine rahat bir yaşam sağlama amacı olarak görmektedir. Yine de bu durum her aile üyesinin istihdam edileceği veya yönetimde yer alacağı anlamına gelmemelidir aksi halde gerekli yeterliliğe ya da isteğe sahip olmayan haleflerin aile şirketinde yer alması öngörülen veya öngörülemeyen çeşitli sorunlara yol açacaktır.

Halefiyet planı içerisinde yer alacak haleflerin seçilmesi için gerekli şartlar ve ölçütlerin aile şirketi içinde planlanması ve yazılı hale getirilmesi gerekmektedir. Halefiyet planı içerisinde yer alacak haleflerin seçilmesindeki ilk kriter tüm şirketlerin ve ülkelerin kalkınmasında engel teşkil eden cinsiyet ayrımcılığının yapılmamasıdır.

Halefiyet planı hazırlanırken karar verilmesi gereken temel nokta kimlerin istihdam edileceği, tüm çocukların halefiyet planı içerisinde yer alıp almayacağıdır. Aile üyelerinin yalnızca aile üyesi olmasından dolayı aslında yetersiz olduğu bir alanda istihdam etmek diğer şirket çalışanları arasında huzursuzluğa sebep olacak aynı zamanda aile üyesinin de kendi öz saygısını zedeleyebilecektir.

Halefler; ailelerin sunduğu, kendi isteğini beyan eden veya yönetim kurulunca tavsiye edilen adaylardan oluşabilecektir. Bu süreçte yer alacak halefin şirket bünyesinde görev alma ve bu doğrultuda yetiştirilme konusunda istekli olması aranmalıdır. Halef aday için gelecekteki pozisyonu belirlenirken kişisel özellikleri ve özel yetenekleri mutlaka göz önünde bulundurulmalıdır.

Aile üyeleri tarafından aile meclisinde veya aile anayasasında halefiyet planı sonrası ancak gelişim programı ve eğitimlerini belirlenen plan dahilinde tamamlayan haleflerin şirket içerisinde yer alabileceğine ilişkin karar alınması önerilmektedir.

Gelişim programı halefler arasında herhangi bir ayrımcılığa neden olmaması adına genel hatları ile yazılı olarak tanımlanmalı ve gelişim programının planlanması ve yürütülmesinde bağımsız uzmanlardan danışmanlık alınmalıdır.

Gelişim Programı Nasıl Gerçekleştirilmelidir?

Gelişim programı hedeflenen pozisyon kapsamında farklılıklar gösterebilmekte ise de genel hatları ile tüm haleflere eşit imkanların sağlanmasını garanti etmelidir. Gelişim programlı ile yapılabilecek planlamalara örnekler aşağıdaki gibidir;

Ø  Belirlenen sayıda yabancı dil öğrenilmesi,

Ø  İşleri tanımak için lise başlangıcı itibari ile işyeri ziyaretleri yapma,

Ø  Üniversite ve yüksek lisans eğitimlerinin tamamlanması,

Ø  Üniversiteden itibaren belirlenen süre boyunca yapılacak plan çerçevesinde şirketin değişik bölümlerinde staj yapma,

Ø  Kişisel yetkinlik becerileri eğitimlerinin tamamlanması,

Ø  Hedeflenen pozisyona uygun olarak başka şirketlerde belirlenen süre boyunca deneyim kazanma,

Ø  Şirket içerisinde süreli rotasyon ile tüm bölümler hakkında bilgi sahibi olma,

Ø  Hedeflenen pozisyona uygun olarak şirkette gerekli görülen süre boyunca alt kademede görevlendirme,

Ø  Hedeflenen pozisyona yönelik teknik eğitimler,

Ø  İcra Kurulu toplantılarına gözlemci olarak katılım,

Ø  Yönetim Kurulu toplantılarına gözlemci olarak katılım,

Ø  Varlık eğitimi (az ve belirli bir parayla bir müddet geçinme, seyahat etme gibi) alma.

Aile şirketlerinde yönetim ve mülkiyete talip olan halefler için, şirket yönetiminde/mülkiyetinde yer almayacak haleflerle kıyaslandığında yönetim becerileri değerlendirilerek daha fazla eğitim gerektiren alanları belirlenmeli ve buna uygun ek programlar hazırlanmalıdır.

Haleflerin gelişim programlarına uyumu takip edilmeli ve aksayan bir durum olması halinde yapılması gereken müdahaleler zamanında gerçekleştirilmelidir. Herhangi bir negatif durumla karşılaşmamak adına Haleflerin gelişimlerinin izlenmesi konusunda bağımsız profesyoneller de görevlendirilebilecektir.

Sonuç

Kurucu ve/veya mevcut ortakların yönetim devrine gösterdiği direnç çoğu zaman aile şirketleri için sürdürülebilirliğin önündeki en önemli engellerden biri olmuştur. Halefiyet planı oluşturulmasından kaçınmak veya süreci geciktirmek; devir zorunlu hale geldiğinde şirket içerisinde kaos ortamı yaratmaktan başka bir sonuç sağlamayacaktır. Haleflerin doğru gelişimi, gereken eğitim ve deneyimi kazanması mecburi veya istek üzerine gerçekleşecek yönetim devrinde hazır olmaları demektir.

Halefiyet planı oluşturulması ayrıntılı ve büyük özen isteyen bir konu olup, halef adaylar arasında herhangi bir anlaşmazlık çıkmaması ve adil bir program sağlanabilmesi adına profesyonellerce hazırlanması önem arz etmektedir. Bu süreç yalnızca halefiyet planının hazırlanması değil, devir zamanı geldiğinde geçişlerin uygun ve sorunsuz şekilde yapılması için de geçerlidir.

Önemine binaen gerekli düzenlemelerin vaktinde yapılması herhangi bir çıkar çatışmasını ve bunun sonucunda aile şirketine yansıyacak sorunların öngörülerek engellenmesi demektir. Unutulmamalıdır ki, halefiyet planı oluşturulması için hiçbir zaman erken değildir ama geç kalmanın geri döndürülemez sonuçları olması kaçınılmazdır.